Une réponse à chaque question, pour mieux planifier votre événement
Notre objectif est de rendre l’organisation de votre événement aussi simple que mémorable. Que vous planifiiez une réunion, un anniversaire ou un lac-à-l’épaule, cette FAQ vous guide à travers les aspects essentiels : choix des salles, repas, hébergement, conditions, et services inclus.
Foire Aux Questions
Retrouvez ici les réponses aux questions les plus courantes concernant nos offres et services.
Quels types d’événements pouvez-vous accueillir ?
Nous accueillons une grande variété d’événements. Les plus courants incluent :
- Lacs-à-l’épaule et retraites d’équipe
- Réunions, conférences et formations professionnelles
- Cocktails, galas, partys des fêtes et événements culturels
Notre équipe s’adapte à votre vision pour créer une expérience à votre image.
Quels types de services offrez-vous pour les événements ?
Nous proposons des services à la carte qui complètent la location de salle selon vos besoins :
- Repas : buffets, banquets, cocktails, déjeuners
- Service de bar
- Hébergement sur place – 31 chambres disponibles
- Équipements audiovisuels (écran, projecteur, micro, etc.)
La variété de nos services vous permet de personnaliser votre expérience simplement, selon ce qui compte pour vous.
Combien de salles avez-vous et quelles sont leurs capacités ?
Nous mettons à votre disposition 8 espaces pouvant accueillir de 2 à 100 personnes, selon le type d’aménagement :
- Petits groupes pour réunions, ateliers ou comités
- Moyens groupes pour formations, repas ou conférences
- Grands groupes événements corporatifs d’envergure
Chaque salle a son propre style, sa capacité, son ambiance et ses disponibilités. Vous pouvez réserver un espace unique ou combiner plusieurs salles pour créer une expérience multisalle harmonieuse.
Peut-on louer uniquement une salle sans privatiser l’auberge?
Oui. Certaines salles, comme la Salle Boréale, peuvent être louées de façon indépendante selon les disponibilités.
Toutefois, la Salle Horizon et les événements dits “multisalles” nécessitent la privatisation complète de l’auberge (31 chambres), puisque ces espaces sont utilisés par nos clients hébergés pour leurs repas et leurs déplacements pendant leur séjour. Nous ne pouvons donc pas y offrir d’exclusivité sans inclure l’hébergement.
Est-ce que la configuration des salles et des espaces peut changer?
Oui. Afin d’assurer la meilleure expérience possible et le bon déroulement des opérations, la configuration précise des salles, des espaces et du parcours client peut être ajustée par l’Auberge selon la nature de l’événement, le nombre de participants, les contraintes logistiques et l’occupation de l’établissement. Toute configuration finale est confirmée au moment de la signature du contrat.
La date de mon événement est-elle réservée lorsque je reçois un estimé ou une soumission?
Non. La transmission d’un estimé ou d’une soumission ne constitue pas une réservation de date.
La date est officiellement bloquée uniquement lorsque le contrat est signé et que le paiement requis est effectué, ce qui vaut également acceptation de nos conditions et politiques. Tant que ces étapes ne sont pas complétées, la disponibilité demeure sujette à changement.
Que se passe-t-il si le nombre de participants change?
Tout changement significatif du nombre de participants doit être confirmé par écrit et peut entraîner un ajustement du menu, des espaces, du personnel et des coûts. Les modifications sont valides uniquement après acceptation écrite par l’Auberge et, le cas échéant, ajustement du contrat et du paiement.
Combien de temps sont valides les prix et menus d’un estimé ou d’une soumission?
Les prix, menus et conditions présentés dans un estimé ou une soumission sont valides pour une durée de 30 jours à compter de la date d’envoi.
Au-delà de ce délai, ils peuvent être révisés afin de refléter l’évolution des coûts, des disponibilités et de nos opérations.
Pourquoi faut-il signer le contrat et payer pour confirmer la date?
Parce que la signature du contrat formalise l’entente et confirme que le client accepte nos conditions, politiques et modalités d’exploitation, tandis que le paiement garantit la réservation et la mobilisation de nos équipes, espaces et ressources pour l’événement. Sans ces deux étapes complétées, la date demeure disponible pour d’autres demandes.
Peut-on visiter les salles avant de réserver ?
Oui, sur rendez-vous. Une visite personnalisée vous permet de découvrir nos espaces et de recevoir des conseils adaptés à votre événement.
Les salles sont-elles disponibles toute la journée ?
Les locations sont offertes en blocs de 4 heures. Il est possible de réserver plusieurs blocs ou la journée complète, selon vos besoins.
Peut-on décorer la salle nous-mêmes ?
Oui, à condition d’obtenir une approbation préalable. Aucune décoration ne peut être fixée aux murs, plafonds ou planchers sans autorisation. Toutes les décorations doivent respecter les normes de sécurité et de respect des lieux.
Proposez-vous une coordination d’événement ?
Non. Nous ne sommes pas planificateurs d’événements. Nous vous recommandons de faire appel à une agence spécialisée si vous avez besoin d’une coordination complète (décorateurs, animation, logistique externe, etc.).
Y a-t-il un nombre minimal de personnes requis pour organiser un événement?
Nos tarifs sont basés sur un minimum de 30 adultes et les forfaits pour un minimum de 60 adultes. Cela dit, n’hésitez pas à nous contacter pour une offre personnalisée adaptée à votre groupe.
Est-ce que mes invités peuvent dormir sur place ?
Oui. L’Auberge des 21 dispose de 31 chambres confortables. C’est l’idéal pour prolonger l’événement sans stress, surtout pour les mariages ou les retraites d’entreprise.
Peut-on privatiser l’auberge ?
Oui. Il est possible de réserver toutes les chambres et les salles pour vivre une expérience exclusive, en toute intimité. Cette option doit être réservée plusieurs mois à l’avance et nécessite un paiement complet et non remboursable.
Que se passe-t-il si je dois annuler ?
Un contrat précisant les politiques d’annulation est signé lors de la réservation de votre événement. En cas d’annulation, celles-ci s’appliquent.
Est-ce que les tarifs sont fixes ?
Les tarifs varient selon la salle choisie, la durée de location, les repas, et les équipements requis. Une soumission vous sera remise sur demande.
Comment fonctionne la réservation ?
Les demandes sont traitées dans l’ordre d’arrivée, sous réserve de disponibilité. Un contrat de location est établi une fois l’entente approuvée.
La réservation de la salle est confirmée uniquement après paiement complet, non remboursable.
Puis-je réserver à la dernière minute ?
Nous recommandons de réserver plusieurs semaines à l’avance, surtout en haute saison (été, temps des fêtes). Toutefois, si une date est encore disponible, nous ferons de notre mieux pour vous accommoder rapidement.
Puis-je bloquer une date sans payer tout de suite ?
Non. La réservation est confirmée uniquement après la signature du contrat et le paiement complet. Nous traitons les demandes dans l’ordre d’arrivée pour garantir l’équité.
Combien de temps prend une réponse à une demande de soumission ?
Notre équipe vous répond généralement en 24 à 72 h ouvrables. Si vous n’avez pas reçu de réponse dans ce délai, n’hésitez pas à nous relancer.
Combien de temps avant puis-je accéder à la salle pour installer ma décoration ?
L’accès est permis 15 à 30 minutes avant l’heure prévue, selon les disponibilités. Si vous avez besoin de plus de temps, veuillez le préciser dès la réservation (des frais peuvent s’appliquer si un bloc additionnel est requis).
Offrez-vous des repas pour les groupes ?
Oui. Notre équipe prépare des menus adaptés à chaque type d’événement : banquets 3 ou 4 services, buffets, cocktails dînatoires, déjeuners ou pauses café. Les repas sont servis sur place et conçus avec des produits de qualité
Peut-on apporter nos propres plats ou boissons ?
Non. Toute la nourriture et les boissons doivent être fournies par l’Auberge des 21. Cela garantit une qualité constante et respecte les normes de sécurité alimentaire et d’alcool.
Offrez-vous des options végétariennes ou adaptées aux allergies ?
Oui, à condition que nous soyons informés au moins 7 jours à l’avance. Passé ce délai, une sélection du chef sera servie, sans garantie d’adaptation.
Offrez-vous des tarifs pour les enfants?
Nous n’avons pas de tarif enfant officiel, mais un rabais peut être accordé pour les enfants de moins de 5 ans. N’hésitez pas à nous en parler.
Est-ce que les prix incluent les taxes ?
Non. Les prix sont en dollars canadiens, et excluent :
- 18 % de frais de service et d’administration
- 5 % de TPS
- 9,975 % de TVQ
Quels comportements sont interdits ?
Nous attendons de tous nos invités qu’ils respectent la quiétude des lieux et les lois en vigueur. Sont notamment interdits :
-
Apport d’alcool extérieur ou consommation de drogues
-
Bruit excessif ou musique non autorisée
-
Non-respect des règles de sécurité
-
Dommages matériels ou comportement irrespectueux
Tout manquement peut entraîner l’expulsion immédiate sans remboursement.
Quel est le délai pour confirmer le nombre final de participants ?
Vous devez confirmer le nombre final 30 jours avant l’événement. Ce nombre sera utilisé pour la facturation. Des ajouts peuvent être acceptés après approbation.
Et si je veux changer un élément de ma réservation ?
Toute modification doit être faite par écrit et approuvée par les deux parties pour être valide.
Quelles sont les règles de conduite ?
Nous vous demandons de :
-
respecter la capacité maximale des lieux
-
ne pas fumer, vapoter ou consommer de substances illégales
-
respecter les lois et règlements en vigueur
-
éviter les nuisances sonores et le non-respect du voisinage
Tout comportement inapproprié ou dangereux peut entraîner l’interruption immédiate de l’événement sans remboursement.
Qu’arrive-t-il si mon groupe dépasse la capacité maximale de la salle ?
Pour des raisons de sécurité et de confort, la capacité maximale doit impérativement être respectée. L’Auberge des 21 se réserve le droit de refuser l’accès à des participants additionnels si la limite est atteinte.
Puis-je communiquer par téléphone ou en personne pour planifier mon événement ?
Oui. Même si le formulaire est la première étape, nous privilégions ensuite des échanges personnalisés par téléphone, courriel ou sur place pour bien cerner vos besoins.
Offrez-vous des équipements techniques (écran, projecteur, micro, etc.) ?
Oui. Nous mettons à disposition plusieurs équipements (écran, projecteur, téléviseur, micro, lutrin, tableau blanc, etc.) moyennant des frais de location. La liste complète et les tarifs sont disponibles sur demande au moment de la soumission.
Peut-on changer la configuration de la salle (tables, chaises, etc.) ?
Seule la Salle Boréale est modulable et permet différentes configurations (U, école, conférence, etc.). Les autres salles ont une disposition fixe, pensée pour maximiser leur ambiance et leur usage optimal.
Organisez-vous des événements le dimanche?
Le restaurant est fermé le dimanche. Toutefois, nous pouvons l’ouvrir pour des événements comptant plus de 60 adultes.
Nos Services
Forfaits sur mesure
Des options clé en main qui combinent salle, repas, bar et hébergement — selon vos besoins et votre budget.
Hébergement sur place
Simplifiez la logistique : nos 31 chambres vous accueillent dans un confort douillet, sans avoir à quitter les lieux.
Repas gourmands et locaux
Menus créés sur place avec des produits de qualité. Banquets, buffets, cocktails… chaque bouchée compte.
Salles variées et inspirantes
Du salon intime à la grande salle conviviale, nos espaces sont pensés pour des événements réussis.
Équipements à louer
Projecteur, écran, micro, tableau… tout est disponible à la location pour garantir la fluidité de vos présentations.
Accompagnement
Notre équipe est présente à chaque étape pour vous guider avec soin, clarté et efficacité.
Réservez Votre Événement Inoubliable
Profitez d’un cadre enchanteur pour votre prochain événement au cœur du Saguenay. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir nos offres personnalisées et réserver votre date idéale.